Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков. График отпусков – документ определяющий порядок предоставления  отпусков. Наличие этого документа в организации  помогает работникам спланировать свой отдых, приобрести путевки и подготовиться к предстоящему отдыху.

Работодателю график отпусков обеспечивает эффективное планирование хозяйственных процессов с минимальными потерями, позволяет планировать расходы (поскольку работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска), найти замену уходящему работнику, а также отслеживать накапливание неиспользованных дней отпуска отдельными работниками.

Отсутствие графика отпусков в организации является основанием для привлечения работодателя к ответственности, поскольку нарушаются права работников на своевременное информирование о дате выхода в отпуск. Таким образом, составление графика отпусков является обязанностью работодателя. А вот исполнение графика отпусков является обязанностью как работодателя, так и работника.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сопровождается обязательным изданием приказа о предоставлении отпуска конкретным работникам. В случае если в организации не практикуется издание приказов о предоставлении работникам отпусков, то в случае возникновения спорных ситуаций, в частности при увольнении работника, работодатель может быть поставлен в невыгодную ситуацию, когда придется выплачивать работнику компенсацию за использованные отпуска, но которые надлежащим образом не были оформлены.

Очень часто случается так, что работник хочет изменить дату выхода в отпуск и выхода из него исходя из своих интересов. В этом случае, работнику следует написать заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Однако работник должен иметь ввиду, что работодатель при наличии утвержденного графика отпусков может отказать в удовлетворении требования работника о переносе даты начала отпуска, поскольку это право а не обязанность работодателя. Для того, чтобы у работника не было проблем в плане дисциплинарной ответственности, заявление должно быть надлежащим образом зарегистрировано в канцелярии. В случае оставления работником работы до издания работодателем соответствующего приказа, работник рискует быть уволенным за прогул по вполне обоснованным причинам: оставление рабочего места, нарушение графика отпусков.

Работников в обязательном порядке знакомят с графиком отпусков под роспись. В разных организациях по разному подходят к вопросу информирования работников о графике отпусков. В одних каждого работника уведомляют индивидуально извещением под расписку, в других заводится специальный журнал извещения работников о начале отпусков. Извещение о дате начала отпусков – обязательное требование для работодателя, вследствие чего ему необходимо надлежащим образом решить данный вопрос в организации.

При составлении графика отпусков обязательно учитываются пожелания работников, имеющих право определять дату начала отпуска самостоятельно. К таким работникам относятся в частности: почетные доноры, Герои Советского Союза, Герои Социалистического труда, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, в т.ч. инвалиды, работники, не достигшие возраста 18 лет и др. Также необходимо помнить о праве работника мужчины на использование своего отпуска во время отпуска его жены во время отпуска по беременности и родам. При наличии в организации работников, имеющих право на использование отпуска в любое время по своему усмотрению, работодателю рекомендуется запрашивать письменное заявление от работников о предоставлении им отпуска. В таком случае работодатель будет иметь более полное представление о графике отпусков в организации. Однако работник, имеющий право на отпуск в любое время года, который впоследствии захочет изменить дату выхода будет вынужден согласовать это с работодателем. При отсутствии согласия работнику придется выходить в отпуск соответствии с ранее поданным заявлением и утвержденным графиком отпусков.

В случае нарушения права работников на ежегодный основной оплачиваемый отпуск работники могут обратиться в комиссию по трудовым спорам, в суд или квалифицированным юристам.